Les étapes de réalisation d’un projet en mode ESE

1. Qualifications/Appel d’offres public

À l’étape des qualifications, les firmes ESE sont sollicitées par appel d’offres public en déposant un document qui présente leur firme, les projets qu’ils ont réalisés et leur équipe. À partir de ces informations qualitatives, le propriétaire et son comité de sélection retiennent la qualification de deux à quatre firmes pour l’étape suivante.

2. Propositions

À cette étape, les firmes retenues à l’étape précédente effectuent une étude assez exhaustive des bâtiments faisant partie du projet. Cela inclut :

• Des visites et relevés
• Une étude de la documentation existante (plans, devis, rapports, etc.)
• Une validation du fonctionnement des systèmes de contrôle
• Une proposition de mesures d’efficacité énergétique à implanter
• Une étude des mesures à implanter pour déterminer le coût de construction, les économies prévues, les subventions possibles, etc.
• Une présentation des mesures retenues dans le document de présentation technique

À la fin de l’étape de propositions, chaque firme remet un document présentant sa proposition technique et financière. La proposition financière comprend normalement le coût du projet global, les économies prévues, les subventions anticipées et les détails sur le financement proposé du projet (auprès d’une institution financière).

Une fois ces documents en main, le propriétaire et son comité de sélection évaluent les propositions techniques et financières et sélectionnent la firme gagnante. La sélection se fait généralement par un pointage pour évaluer la partie technique. La valeur actuelle nette (VAN) est très souvent utilisée pour comparer les propositions financières. Ainsi, la firme ayant la plus haute VAN tout en respectant le critère de période de retour sur l’investissement (PRI) maximum obtient le plus de points pour sa proposition financière.

3. Étude de faisabilité

La firme retenue à l’étape des propositions effectue ensuite une étude détaillée pour valider en profondeur les éléments de sa proposition technique. Cette étape sert à faire les ajustements pour s’assurer que le projet correspond bien aux besoins du propriétaire tout en respectant le budget du proposant. Normalement, la firme ESE se doit de respecter la proposition financière faite à la base (coût du projet, économies prévues, subventions anticipées).

4. Négociation contractuelle

En parallèle avec la réalisation de l’étude de faisabilité, des négociations contractuelles ont lieu afin de finaliser les différents paramètres du contrat, les clauses de pénalités, les garanties financières, etc. Normalement, le contrat se signe après l’acceptation de l’étude de faisabilité par le propriétaire.

5. Plans et devis

La firme ESE réalise ou sous-traite la réalisation des plans et devis nécessaires à l’implantation des mesures d’efficacité énergétique finales déterminées à l’étude de faisabilité.

6. Construction

La firme ESE agit comme gestionnaire de projet et entrepreneur général dans l’implantation des mesures.

7. Suivi énergétique et conciliation des économies

Comme les économies sont contractuellement garanties, il est obligatoire d’effectuer un suivi énergétique rigoureux pour déterminer la performance réelle du projet. Ce suivi énergétique peut être réalisé par la firme ESE directement ou par une tierce partie indépendante.

Pour des raisons évidentes d’impartialité, il serait normalement recommandé que le suivi énergétique soit vérifié par une tierce partie indépendante. À la fin de chaque année contractuelle, un rapport de conciliation est produit par la firme ESE et, le cas échéant, un montant de bonus ou de pénalité peut être versé selon la performance du projet.